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18/10/2023
Dando
seguimiento a la compra de calendarios para la compañía, al encontrarme con el
dueño de la imprenta, me di cuenta a través de él, que no había recibido la
orden de pedido. Al regresar a mi oficina pregunté: ¿Por qué no se ha realizado la orden de compra? Me encontré con una
serie de procesos que tienen una gran área de oportunidad, en otras palabras,
burocracia en los procedimientos.
Esto
sucede en empresas que van creciendo. Por lo general, se establece una norma,
se elaboran procesos, políticas y procedimientos que, en el momento, se vuelven
muy estructurados, bien controlados; sin embargo, se llega al extremo y dejan
de ser procesos ágiles, como fue el caso de la compra de X material.
Y es
que el nombre del juego es “agilizar”,
que todo fluya sin perder el control,
disminuyendo riesgos, ya sea en las compras, al igual que en toda la cadena
de suministros para manufactura de un producto, dando por resultado que se
acorte el tiempo de entrega.
En
estos meses del año (cuarto trimestre) el dinamismo comercial se ha
incrementado, la demanda de muchos productos ha sido rebasada. Al inicio de año
dimos cuatro semanas de entrega, a medio año fueron seis semanas de entrega,
hoy tenemos 10 semanas de entrega (en expresión coloquial empresarial le
llamamos happy problems). Esto
significa que hay mucho trabajo, poca mano de obra y el cliente desea que las
entregas sean rápidas y/o en 10 días.
En
nuestra industria las ventas son por pedido, no es viable contar con un
inventario de producto terminado listo para entrega. Al tener tiempos largos de
entrega, da como resultado que, en la logística ante tanta demanda, las
importaciones y exportaciones se vean afectadas; un ejemplo muy claro son los
contenedores que se transportan por barcos en el último cuatrimestre, los
precios se triplican, aunado también que las empresas productoras de china
salen de vacaciones prácticamente todo el mes de febrero.
Se
pueden disminuir los factores internos para acortar los tiempos de entrega,
esto se llama “agilizar”, va en el sentido de hacer que el ritmo de un proceso,
procedimiento o trámite sea ágil, rápido.
Siempre
hay áreas de oportunidad para revisar los procesos (en la parte superior de un
proceso se pone fecha de elaboración y fecha última de revisión del mismo); constante
y continuamente hay que revisarlos con el
equipo del área interesada y, por supuesto, agilizar el proceso.
Mi
querido empresario, es aquí donde está la parte interesante de tiempos muertos
o ineficiencias que hoy en día se dan, ya que, sin duda, cuando se elaboró este
documento se hizo de la mejor manera posible, pero en su tiempo.
Revisa tus procesos y encontrarás que siempre
hay posibilidad de agilizarlos.
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